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マイナンバー・会社への提出方法はFAX複合機のコピーは大丈夫?注意点まとめ

   

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平成28年1月から開始されたマイナンバー制度。会社勤めをされている方などでは会社からマイナンバー番号の提出を求められた方は多いと思います。そんなマイナンバー番号の会社への提出方法はコピーして提出するというのが一般的ですが、情報社会となった昨今では情報漏えいの危険性はないのか?コンビニなどのFAX複合機でコピーしても大丈夫なのか?簡単にまとめてみました。

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そもそもマイナンバーとは?

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出典:内閣官房

ニュースや巷ではマイナンバー制度と言われていますが、今ひとつ理解ができない、マイナンバー通知カードを受け取っても実感がわかない、という方も多いと思います。まずはマイナンバーがどのようなものなのか簡単にご紹介します。少々長い文章ですが、落ち着いてゆっくりと読んでみてください。

マイナンバーは住民票を有する全ての方に1人1つの番号を付して、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されるものです。

つまり、マイナンバーがあることで社会生活における様々な面で(例えば区役所での手続きとか)、今までより利便性が上がり公平・公正な(例えば誰かが悪いことができないような)社会を実現する社会基盤を作る源になるといえます。

会社に提出する義務はあるの?

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個人のマイナンバーを会社に提出、通知する義務があるのかどうか?について、内閣官房のホームページに次のQ&Aがありました。

Q 事業者は従業員等からマイナンバーを取得する必要がありますが、その際、従業員等がマイナンバーの提供を拒んだ場合、どうすればいいですか?

A 社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは、法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めてください。

事業者とか周知とかちょっとわかりにくいですが、簡単に言うと、会社が従業員のかわりに行っている、税金・社会保険関係の書類にマイナンバーを記載することが法令で決まっている。だから、従業員は会社にマイナンバーを提出・通知する必要がある。という事のようです。

会社への提出方法は?

マイナンバーの会社への提出方法は会社から提示される方法で提出することが第一ですが、一般的には通知カードのコピーをとって提出することが多いと思います。このとき注意しなければならないのはマイナンバーカードそのものを送ってしまったり、普通郵便などで送付してしまうことです。個人の大切な番号ですので必ず簡易書留などで送り、送付物の追跡が追えるようにしましょう。

コンビニなどのFAX複合機でコピーしても大丈夫?

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何かと情報漏えいが危険な昨今ですのでコピーひとつをとっても注意が必要です。最近のコピー機はスキャンログが取れるようになっているため、例えば他人の家でコピーをしたりすることは絶対にやめましょう。コンビニなどのFAX複合機は大丈夫なのか?といった疑問を抱いている方もいらっしゃると思います。結論から言うと、今までに何か個人の機密情報をコンビニのコピー機から解読し情報漏えいさせたという事件・事故は耳にしませんが、絶対に安全とは言えません。たいていの場合はコピー機自体に暗号技術が施してあるため、第三者が履歴情報を盗みとったとしても解読できないようになっており、解読できるのは業者のみとなっています。

しかし最近は会社内部からの情報漏えいが多発しているというのも事実です。ですので、万全を期すのであれば、最近のFAX複合機(コピー機)はスキャンするごとにデータが上書きされていく仕組みになっているので、マイナンバーをスキャンコピーした後は白紙をスキャンコピーしておくといいでしょう。こうすることでデータが上書きされ情報漏えいの危険性が回避できます。

まとめ

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今回はマイナンバーの会社への提出方法と注意点を簡単にまとめてお送りいたしました。私たちの生活を豊か・便利にするためのマイナンバーなので、大切なものという認識を忘れずにこれからも上手に付き合っていければと思います。

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